Med store arrangementer, koncerter og lignende følger der også en del koordinering og håndtering for arrangørerne – især i forbindelse med salg af billetter. Det er også tilfældet hos Horsens & Friends, som gennem årene har udbudt koncerter med blandt andre Rolling Stones, Madonna, Elton John og Harry Styles samt større og mindre events lokalt i Horsens.
Vi har hjulpet Horsens & Friends med at optimere deres håndtering af de mange events og arrangementer med en automatiseret løsning.
Udfordringen…
Horsens & Friends består af 15 aktionærer og en sponsorkreds med mere end 140 virksomheder. Til alle arrangementerne får sponsorerne mulighed for at købe billetter før alle andre, og den proces blev tidligere håndteret manuelt af en medarbejder hos Horsens & Friends, hvilket var både tidskrævende og tungt at sidde med, da det ofte drejer sig om rigtig mange billetter.
Løsningen…
Til Horsens & Friends har vi lavet en løsning, der automatiserer hele processen. Altså en løsning, der kan sende mails ud med info om arrangementer inklusiv bestillingslink til de relevante personer. På den måde får Horsens & Friends et samlet overblik over, hvad der er blevet bestilt til hvem. Samtidig kan de, når deadline for bestillinger er nået, udtrække et overblik i excel, som overføres til fakturering i økonomisystemet. Hele arbejdet omkring fakturering er altså også blevet automatiseret og sparer organisationen mange timer.
Løsningen har ikke kun gjort det nemmere for Horsens & Friends at håndtere processen med billetter – hele vejen fra bestilling til fakturering – men det er nu også mere bekvemt for alle sponsorerne, når de skal bestille og betale for deres billetter.
Der er sidenhen blevet udviklet på systemet, men alt i alt har det sparet Horsens & Friends for en enorm mængde manuelt arbejde og minimeret risikoen for menneskelige fejl.
Vil du også opleve fordelene ved at automatisere manuelle processer?
Hvis du afholder mange events og arrangementer, kan du i høj grad have gavn af at automatisere processen med håndteringen af billetter. Vi kan hjælpe med at skabe en skræddersyet løsning, der effektiviserer det hele og gør arbejdsgangen nemmere internt.
Tror du på dialog, holdånd og god gammeldags dygtighed, hører vi gerne fra dig.
Lad os gøre det kort – tag nu bare fat i os.
